شرح کلی سیستم کنفرانس:
امروزه سالن های کنفرانس از شکل سنتی خارج شده و با استفاده از تکنولوژی روز به سالن های چند منظوره با سیستم های پیشرفته سمعی بصری ارتقاء یافته اند.
مواردی مانند استفاده از میکروفون کنفرانس با قابلیتهای مختلف ، تصویربرداری اتوماتیک ، مستند سازی، کنترل مرکزی تجهیزات سالن کنفرانس و قابلیت ارتباط صوتی تصویری با نقاط دیگر را می توان از جمله کارکرد های مهم سالن کنفرانس های مدرن برشمرد.
با در نظر گرفتن فضا و دکوراسیون سالن های کنفرانس و تعداد افراد شرکت کننده در جلسات، این سالن ها جهت برگزاری یک جلسه مفید و اثر بخش نیازمند سیستم های سمعی بصری و کنترلی بوده که در ذیل به برخی از قسمت های مختلف سالن کنفرانس به طور مختصر اشاره می شود.
میکروفون کنفرانس:
1-میکروفون کنفرانس ریاست جلسه: متشکل از یک میکروفون، اسپیکر داخلی و کلیدی جهت قطع و وصل صدای میکروفون خود و سایر شرکت کنند گان می باشد. در میکروفون کنفرانس های دیجیتال امکاناتی از قبیل تنظیم صدا، رأی گیری، حضور و غیاب، ترجمه همزمان، صفحه نمایشگر دیجیتال وجود دارد که مختصراً به توضیح هر کدام از آنها می پردازیم :
الف – تنظیم صدا : توسط آن می توان صدای خروجی بلندگوی هر شرکت کننده را تنظیم کرد .
ب – رأی گیری : این امکان توسط ریاست جلسه در اختیار شرکت کنند گان قرار داده شده، به این صورت که ریاست جلسه با فشردن ” کلید شروع” رأی گیری را فعال کرده و انتخاب 3 گزینه (موافق، ممتنع، مخالف) را در اختیار خود و شرکت کنند گان قرار می دهند و در انتها نتیجه آراء بر روی میکروفون ریاست و یا نرم افزار متصل به سیستم قابل مشاهده است.
ج – سیستم حضور و غیاب : این سیستم در سالن کنفرانس های بزرگ برای شمارش تعداد حاضرین در جلسه استفاده می شود که با فشردن کلید مخصوص توسط ریاست جلسه آغاز و با زدن کلید ثبت نام توسط شرکت کنند گان به پایان می رسد در نهایت تعداد افراد شرکت کننده در جلسه روی صفحه نمایش ریاست جلسه و یا نرم افزار متصل به سیستم مشاهده می شود .
د-ترجمه همزمان:قابلیت ترجمه همزمان(تاحداکثر12زبان)برروی سیستم کنفرانس برای تمامی حضارباکیفیت و استانداردهای بین المللی و بدون محدودیت تعداد مستمعین،می باشد.
2-میکروفون کنفرانس شرکت کننده:تمامی شرکت کنندگان نیز مانند ریاست جلسه می توانند ازاین میکروفون کنفرانس برای صحبت کردن وشنیدن صحبتهای سخنران و شرکت در رأی گیری از آن استفاده کنند و تفاوت چندانی در ظاهر و کارایی با میکروفون ریاست ندارد .
3- پردازنده مرکزی : توسط این دستگاه می توان حجم صدا، اکولایزر و ورودی ها و خروجی های سیستم صوتی سالن کنفرانس را مدیریت کرد.
سیستم صوت جانبی سالن کنفرانس:
زمانیکه حجم صدای خروجی از بلند گوهای داخلی میکروفون کنفرانس برای تمام حضار کافی نباشد و یا نیاز به پخش صدای فیلم ، موسیقی، presentation و… در سالن وجود داشته باشد، استفاده از یک سیستم صوت جانبی متناسب با ابعاد سالن کنفرانس و حجم صدای مورد نیاز توصیه می گردد.
در ذیل به قسمتهای تشکیل دهنده آن اشاره می شود:
1-بلندگو (اسپیکر):
به گونه ای از دستگاه مبدل انرژی گفته می شود که انرژی الکتریکی را به صدا تبدیل می کند. بلندگو، بخشی از هر سیستم صوتی است و عمدتاً تفاوت کیفیت در سیستم های صوتی ناشی از این بخش است
2-آمپلی فایر:
آمپلی فایر یا تقویت کننده الکترونیکی برای تقویت صدا استفاده می شود. آمپلی فایرها به طور عمده دارای دو مدار الکتریکی به نام دریافت سیگنال صدا (pre Amp) و تقویت کننده صدا (power Amp) می باشند.
3-میکسر:
دستگاهی الکترونیکی برای ترکیب و منظم کردن سیگنال های صوتی است که با اضافه کردن برخی امکانات از قبیل پردازش سیگنال و تنظیم کننده های سطح (level adjustment) کامل می شود. تنظیم انواع افکت، حجم صدا و ورودی های مختلف (میکروفون، DVD و…) توسط میکسر انجام می گیرد.
4- میکروفون (بی سیم/با سیم/یقه ای):
میکروفون دستگاه یا حسگری است که صدا را به جریان الکتریسیته تبدیل می کند. در سالن جلسات معمولاً افرادی که به میکروفون های کنفرانس دسترسی ندارند از میکروفون های بی سیم دستی، با سیم دستی یا میکروفون یقه ای استفاده می کنند.
سیستم تصویر برداری سالن کنفرانس :
این سیستم به دو روش اتوماتیک (Automatic) و دستی (manual) انجام میشود که در ذیل به شرح هر کدام به اختصار می پردازیم.
سیستم تصویربرداری دستی (manual) سالن کنفرانس : در این سیستم دوربین های نصب شده در سالن کنفرانس توسط اپراتور بوسیله یک دستگاه کیبورد کنترل مدیریت می شود و اپراتور میتواند تصویر جلسه را به گونه ای که روند جلسه پیش می رود تصویربرداری کرده و یا طبق برنامه ریزی از پیش تعیین شده این کار را به سهولت انجام دهد.
سیستم تصویربرداری اتوماتیک (Auto Tracking) سالن کنفرانس:
در این سیستم از دوربین های مخصوص استفاده می شود و نیاز به اپراتور ندارد . مراحل کار به این صورت است که پس از تنظیمات انجام شده با روشن شدن هر میکروفون کنفرانس، دوربین به صورت اتوماتیک بروی موقعیت حرکت کرده و تصویربرداری انجام می شود . در این حالت امکان ارسال تصاویر در بستر ویدئو کنفرانس و همچنین نمایش آن بروی انواع مانیتور ها و نیز ذخیره آن در رکوردر فراهم میگردد. در ضمن امکان نمایش تصاویر در انواع نمایشگر های نصب شده، امکان پذیر می باشد.
سیستم مستند سازی سالن کنفرانس: با توجه به پیشرفت تکنولوژی، امروزه جهت مستند سازی (رکورد) جلسات سالن های کنفرانس از دستگاه رکوردر تصویر استفاده می شود . این سیستم به ما امکان داشتن ثبت آرشیوی از تمامی جلسات برگزار شده در کمترین حجم و فضای حافظه به صورت صوتی و تصویری را می دهد.
سیستم انتقال و نمایش تصاویر سالن کنفرانس :
1- سیستم انتقال تصاویر سالن کنفرانس:
امروزه در سالن کنفرانس های مدرن جهت انتقال تصاویر و ارائه اطلاعات بر روی انواع مانیتور ها، حضار ملزم به قرار گرفتن در مکان خاصی نیستند، بلکه می توانند با استفاده از پنلهای رومیزی (VSP) که در مقابل آنها قرار می گیرد این عمل را به سهولت انجام دهند. همانطور که در شکل زیر مشاهده می نمایید با توجه به اینکه این پنل ها دارای پورت های ورودی و خروجی متعددی هستند، می تواند از اجتماع کابل دستگاه های مختلف بر روی میز کنفرانس جلوگیری نماید و درصورت عدم نیاز توسط کاربر این پنل ها قابلیت بسته شدن در داخل میز را داشته و هیچ فضایی را بر روی میز کنفرانس اشغال نمی کنند.
2-سیستم نمایش تصاویر سالن کنفرانس :
انتخاب سیستم تصویری مناسب در سالن های کنفرانس اهمیت بسیار زیادی دارد. باید توجه داشت ، نوع سیستم انتخاب شده متناسب با ابعاد و کاربری سالن کنفرانس باشد.
در سالن های کنفرانس مدرن از 3 روش زیر برای پخش تصاویر استفاده می شود :
الف ) استفاده از دیتا پروژکتور و مانیتور های بزرگ :
همانطور که در شکل زیر مشاهده می نمایید می توان تصاویر ویدئو کنفرانس، اطلاعات کامپیوتر و جلسه (سخنرانان) را در مانیتور های بزرگ و پرده نمایش به طور همزمان مشاهده کرد که این امر با توجه به نیاز، بین مانیتور ها و پرده نمایش قابل تغییر است.
ب ) استفاده از مانیتور های کوچک رومیزی :
در بعضی از سالنهای کنفرانس که مشاهده تصویر کامپیوتر در اولویت قرار دارد از مانیتورهای کوچک که در مقابل یک یا دو شرکت کننده قرار می گیرد، استفاده می شود در این روش خواندن فونت های بسیار ریز هم برای شرکت کنندگان مقدور می باشد.
ج ) استفاده همزمان از دیتا پروژکتور و مانیتورهای بزرگ و کوچک :
جهت سهولت در مشاهده تصاویر مختلف از جمله : تصاویر مستندات، کامپیوتر و ویدئو کنفرانس بر روی صفحه نمایش و مانیتور ها و پرده نمایش از این روش استفاده می شود .
سیستم ویدئو کنفرانس:
امروزه تمایل بشر به برقراری ارتباط آنلاین با سایر افراد جامعه منجر به این شده است که تقاضا برای تجهیزات ارتباط ویدئویی روندی صعودی داشته باشد. در این میان بکارگیری امکانات و روش های جدید در جهت افزایش درآمد و بهینه سازی و مدیریت هزینه ها امری اجتناب ناپذیر است که تجهیزات و نرم افزارهای ویدئو کنفرانس نقش پررنگی را در خدمت رسانی به سازمان ها و ارگان ها برعهده دارند.
با توجه به هزینه های بالای نگهداری سخت افزاری ویدئو کنفرانس، استفاده از تجهیزات داخل سالن کنفرانس مانند: میکروفون کنفرانس با قابلیت Auto Track، دوربین های مخصوص تصویربرداری سالن کنفرانس و …، همچنین نرم افزارهای ( وب کنفرانس) راحت تر و مقرون به صرفه تر می باشد.
ویدئو کنفرانس فناوری است که بدون توجه به مکان فیزیکی افراد، سرویس برقراری ارتباط زنده صوتی و تصویری به صورت کاملاً امن، همانند جلسات حضوری را فراهم می نماید. در واقع ویدئو کنفرانس مجموعه ای از چندین فناوری ارتباطی است که شکاف بین ارتباطات تلفنی و جلسات حضوری را پوشش می دهد. ارائه سرویس های کاربردی (Application Oriented) ، امکان برقراری ارتباط زنده تصویری و صوتی با کیفیتFull HD از مشخصه های این سیستم می باشد، که سازگار با زیرساختهای موجود کشور ایران بوده. نسخه موبایل، ویندوز و اندروید “مبتنی بر کاربرد” ارائه میگردد و برای هر یک امکانات جداگانه ای متناسب با نیازهای آن در نظر گرفته شده است. به عنوان مثال می توان به کاربردهای آموزش، پزشکی، تجارت، قضاوت، بحران و بانکداری از راه دور اشاره نمود. مهمترین مزیت این سیستم امکان بهرهمندی از قابلیت های آن به صورت اجاره ای و با پرداخت مبلغی مقرون به صرفه می باشد. این سرویس مبتنی بر نرم افزار بوده و به راحتی قابل توسعه می باشد.
سیستم کنترل مرکزی:
بدیهی است که با افزایش تجهیزات مورد نیاز یک سالن کنفرانس ، کنترل این تجهیزات در زمان لازم با کاربرد صحیح امری ضروری بوده و اپراتورها نمی توانند به موقع دستورات لازم را برای کنترل این تجهیزات به اجرا در آورند.
سیستم کنترل مرکزی با استفاده از یک کنترلر بی سیم قابل حمل، به صورت یک LED مجهز به صفحه نمایش لمسی این امر را به سهولت انجام می دهد به نحوی که ریاست جلسه نیز بدون حضور اپراتور قادر به کنترل تمامی تجهیزات می باشد . شکل زیر نمونه این سیستم را در یک سالن کنفرانس نمایش می دهد .
امکانات ذیل توسط این سیستم قابل اجرا می باشد:
کنترل کلیه تجهیزات سمعی بصری مانند ویدئو پروژکتور ، انواع مانیتور های کوچک و بزرگ ،ویدئو کنفرانس و …
خاموش و روشن کردن چراغ های سالن کنفرانس
تنظیم شدت چراغ های نور گرم
باز و بسته نمودن پرده نمایش
بسته و باز نمودن پرده های پنجره های سالن کنفرانس
کنترل Air Conditioner
گردش دوربین های سالن کنفرانس به محل مورد نظر
همچنین به خاطر توانایی Logic programming این سیستم می توان با فشار یک کلید چندین عملیات از پیش تعریف شده را همزمان انجام داد . به طور مثال می توان با برنامه ریزی مخصوص با فشردن یک کلید پروژکتور را روشن ، نور چراغها را تنظیم ، برخی از چراغها را خاموش ، پرده نمایش را بازکرده و پرده های برقی پنجره ها را بست . (تنظیمات بر اساس نیاز قابل تغییر می باشد).
مسیر های عبور کابل:
مسیرهای عبور کابل مورد نیاز و برقراری اتصالات به 3 قسمت تقسیم می شوند :
مسیرهای سقفی که شامل کابل های مربوط به بلندگو ها ، نمایشگر ها و دوربین ها می باشند.
مسیرهای کفی که شامل عبور کابل های نهایی که از میز کنفرانس و یا سقف به اتاق فرمان و رک هدایت می گردد.
مسیرهای عبور کابل در داخل میز کنفرانس که شامل VSP ( پنل های رومیزی)، میکروفون کنفرانس و مانیتورهای رومیزی می باشند.
این مسیرهای سقفی و کـفی باید قبل از عملیات دکوراتیو ایجاد شوند و میز کنفرانس نیز باید به گونه ای طراحی شده باشد که کابل های مورد نیاز را بتوان به راحتی عبور داد.